Desde la ficha del cliente, se pueden escribir y enviarle directamente a su teléfono móvil SMS, quedando reflejado este envío en la aplicación.

Los SMS también se pueden enviar de forma automática:

• Cuando se reserve o se anule una cita
• El día del cumpleaños
• Recordatorio de una cita. Se definirá cuando se enviará: el día anterior o el mismo día

Las características del sistema son:

• Personalización del número de teléfono desde el que se envía: fijo o móvil
• Longitud máxima del mensaje: 160 caracteres

Con artiBusiness, puede interactuar con la agenda de sus clientes. Cuando sus clientes le reserven una cita por teléfono, no será necesario que la apunten en su agenda, directamente, se le enviará una cita por correo, para que la añada a su calendario. De igual manera, si la cita se cambia de día o de hora, se enviará esta comunicación a la agenda del cliente y la cita quedará actualizada automáticamente.

Esta opción le permitirá mantener la agenda de sus clientes, sincronizada con su agenda en artiBusiness.

El funcionamiento es sencillo:

• Reserva en su agenda en artiBusiness la cita del cliente
• Automáticamente artiBusiness envía un correo electrónico a la cuenta de correo del cliente, con los detalles de la cita y le da la posibilidad de que la añada a su calendario. Esto le permitirá tener actualizado tanto el calendario de Outlook de su ordenador, por ejemplo, como el de su dispositivo móvil
• El cliente la acepta y actualiza automáticamente su agenda
• En el caso de una anulación, funciona igual, salvo que la cita la elimina de la agenda

El sistema es compatible con Blackberry, Microsoft Outlook y Google Calendar.

Nos han planteado muchas dudas del tipo ¿mis empleados pueden acceder desde cualquier sitio?, ¿un empleado puede acceder a los datos desde su casa y quedarse con mis clientes?, al estar la aplicación en Internet, ¿no podría entrar cualquiera?

A todas estas preguntas y a alguna más, hemos puesto solución mediante diferentes mecanismos de seguridad, como describíamos en nuestra entrada ¡No más fuga de datos!. En ella, se puede evitar que nos descarguen todos nuestros datos, sin embargo, no se está evitando que accedan. 

Evitar accesos desde fuera de las instalaciones del centro

Una sencilla solución, basada en certificados electrónicos, permitirá limitar el acceso a la aplicación a aquellos usuarios que se conecten desde los ordenadores en los que estén instalados los certificados.

El ordenador se validará frente al servidor por medio del certificado, después, será el usuario quien deba introducir su login y contraseña para acceder a la aplicación.

En la Ilustracón 1, se puede observar gráficamente la idea. Se podría ver como las llaves físicas que se instalan en algunos ordenadores para acceder a determinados programas.

Permitir accesos controlados desde cualquier ubicación

Cada usuario se identificará ante el servidor y la aplicación con su certificado electrónico. Esto permitirá restringir el acceso a los usuarios, desde cualquier ubicación, sin miedo a robo de identidades. El acceso de usuarios sin certificado, no estará permitido.

En la actualidad, los certificados electrónicos soportados en la plataforma son:

• DNI electrónico. Debe tener vigentes los certificados y se debe conocer la contraseña de acceso a los mismos.
• Certificados de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Este es, sin duda, el certificado más extendido hasta la fecha en nuestro país, ya que es el que nos permite hacer los trámites telemáticamente, con la AEAT. 
• Certificados del Servicio de Certificación del Colegio de Registradores. Emitidos por el Colegio de Registradores de la Propiedad, Mercantiles y Bienes Muebles de España.
• Certificados ARTI Software. Sólo sirven para conectarse a artiBusiness. Es una medida temporal, para el que no disponga de otro tipo de certificado.

Accesos Individualizados

Dependiendo del tipo de certificados que se estén utilizando, se puede dar la paradoja de que un mismo usuario esté conectado a la aplicación en el mismo momento, desde diferentes ubicaciones, de igual forma que si compartiese su login y contraseña, cuando la aplicación no está protegida por certificados. Esto se debe a que si los certificados son software, se pueden instalar en tantos ordenadores como se quiera, y acceder a ellos con la única validación de la clave de acceso.

Esto se evita, si el certificado se asocia, o genera directamente, en un dispositivo seguro de creación de firma. Así, para acceder a la aplicación es necesario tener dicho dispositivo y conocer la contraseña de acceso. Un claro ejemplo de este tipo de certificados es el DNI electrónico.

Con estos mecanismos, se consigue mantener la disponibilidad y accesibilidad de artiBusiness sin comprometer su seguridad. De hecho, se consiguen accesos individualizados y controlados, alineándose con el contenido de la LOPD. 

Prestigiosos estudios nos indican que la mayoría de los ataques a los sistemas informáticos tienen su origen en empleados descontentos. Si estos ataques consisten en el robo de información, y más en concreto, de datos de carácter personal, nos estamos enfrentando a un problema que puede desembocar, no sólo en una pérdida de clientes sino en una fuerte sanción económica por parte de la Agencia Española de Protección de Datos. Por ello, es necesario tener mecanismos de seguridad que controlen quien y qué datos exporta o imprime desde las aplicaciones.

En artiBusiness hemos desarrollado mecanismos para controlar este flujo de información, cumpliendo así con la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal 15/1999 de 13 de diciembre y con el posterior Real Decreto 1720/2007 de 21 de diciembre en el que se regulan las medidas de seguridad de los ficheros automatizados y no automatizados que contengan datos de carácter personal.

El nivel de exigencia de estos mecanismos, vendrá determinado por el Responsable de Seguridad. Variará desde un registro de los datos exportados o listados, por parte de los usuarios, hasta la aprobación del listado o exportación de los datos solicitados por un usuario, por parte del Responsable de Seguridad.

Registro de Datos Exportados

Consiste, simplemente, en un registro de los datos exportados o listados por parte de un usuario, así como en el momento que lo ha hecho y desde su ubiicación física.

Usuario	Responsable de Seguridad
1. Consultar Datos. El usuario accede al programa y ejecuta la consulta de los datos a exportar o listar y los visualiza por pantalla.
2. Solicitar Exportar Datos. Al solicitar la exportación de datos, el usuario debe confirmar su contraseña.
3. Usuario Validado. Una vez que el usuario se ha vuelto a validar, se permite la exportación de los datos consultados en esta pantalla del programa.
4. Descargar Datos.  Se selecciona el formato de exportación de los datos, en fichero o a impresora.
	5. Auditoría de los Datos Exportados. Se puede acceder a un registro de los datos exportados por cada usuario, desde que programa y en que fecha.

Aprobación de Datos Exportados

Un control más exhaustivo de los datos que se exportan de la aplicación, consiste en solicitar aprobación del Responsable de Seguridad. Así, el usuario generará los datos y quedarán almacenados para su revisión por el Responsable de Seguridad. Si se aprueba dicha petición, se habilitan los datos para su descarga o impresión.

Usuario	Responsable de Seguridad
1. Consultar Datos. El usuario accede al programa y ejecuta la consulta de los datos a exportar o listar y los visualiza por pantalla.
2. Solicitar Exportar Datos. Al solicitar la exportación de datos, el usuario debe confirmar su contraseña.
3. Usuario Validado. Una vez que el usuario se ha vuelto a validar, se permite la petición de validación de exportación de los datos consultados en esta pantalla del programa.
4. Solicitud Descarga Datos. Se solicita la exportación de los datos, quedando almacenados para su aprobación.
	5. Aprobación de los Datos Exportados.  El Responsable de Seguridad accede al registro de datos exportados, para comprobar las peticiones pendientes y su aprobación o no.
6. Descarga Datos. Se solicita la exportación de los datos, quedando almacenados para su aprobación.

Esta release permite una mejor gestión de los contratos firmados con los pacientes, al permitir firmarlos digitalmente. La forma tradicional de firmar un contrato con nuestros pacientes sería:

• Imprimir en papel el documento.
• Firmar el documento por el paciente.
• Si se almacena la copia en papel, archivarla, con el posterior coste de espacio físico.
• Si se almacena en digital, escanear el documento y almacenarlo en la ficha del paciente.

Con esta nueva release, los pasos se reducen:

• Mostrar el documento a firmar por pantalla.
• Capturar digitalmente la firma del paciente, gracias a la tableta digitalizadora.
• Almacenar automáticamente el documento firmado.
• Imprimir una copia al paciente, si fuera necesario.

Las ventajas de este sistema es el ahorro en papel, espacio de almacenamiento y tiempo, al almacenarse automáticamente.

Cumplimiento LOPD

Con este sistema, se simplifica el cumplimiento del Artículo 5 de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal 15/1999 de 13 de diciembre, en cuanto al derecho de información en la recogida de los datos y del Artículo 6, referente a la recogida del consentimiento del afectado.

Firma de Documentos

Podrá definir los documentos que precise y recoger la firma de sus pacientes:

• Asistencias
• Condiciones de contratación
• Usos de bonos, etc.

Sólo tendrá que darnos el formato del documento, y nosotros se lo habilitaremos para que se guarde la firma junto al documento.

En los últimos años ha cambiado mucho el panorama tecnológico para las pequeñas empresas. Hoy ya tenemos en el mercado español empresas que ofertan soluciones integrales: En el pasado quedan los tiempos de los insalvables problemas con la aplicación, de pelearnos con la el ordenador, con el “he perdido los datos, y ¿ahora qué?”, de intentar entender términos incomprensibles para los no tecnólogos o de llamar al “amigo informático de mi primo” a ver si puede arreglarme el problema.

Cuando uno monta su propio negocio espera enfrentarse a muchos problemas, a conseguir una lista de clientes, a genera confianza en ellos, a probar y decidir sobre todas las tendencias en terapias que surjan, al maldito préstamo, al alquiler del local, a las facturas de los proveedores, a muchas cosas pero nadie piensa que uno de los obstáculos que va a encontrar en el camino sea la “informática”, pero lo cierto es que durante muchos años ha sido así. O problemas con la informática o sumergirse en un caos de fichas de clientes, agendas y cuentas en papel.

A día de hoy, podemos decir que esto ha cambiado, que hay otras opciones, pero en nuestro sector muchos seguimos anclados en esa fase: o gestionamos el negocio en papel o usamos herramientas informáticas obsoletas que no sabemos si nos ayudan o nos complican aun más nuestro trabajo diario. El presente y el futuro de la tecnología pasa por el todo incluido, por el paga por lo que uses, por el despreocúpese, por ser el facilitador no el enemigo, sólo úselo y olvídese de lo que hay detrás, de eso ya se preocupa la empresa con la que contratemos.

¿En que consisten estas nuevas soluciones que ya se están consolidando el mercado español? Básicamente ha cambiado el concepto de lo que comprábamos cuando necesitábamos una herramienta informática. Antes se compraba un producto y ahora se compra un servicio. Nosotros necesitamos herramientas informáticas para ser más eficientes en nuestro negocio pero no tenemos capacidad ni para tener un informático en plantilla ni tiempo para perder intentando descubrir porque nuestra aplicación falla o de acordarnos de hacer copias diarias de seguridad. Empresas como ARTI Software, pionera en España en este tipo de servicios, consigue ofrecer soluciones tecnológicas completas en el modelo “utilice la aplicación, aproveche sus beneficios y olvídese del resto, del resto se preocupa ARTI Software”.

Este tipo de modelos se basa en las siguientes premisas:

• Se garantiza la existencia de copia de seguridad de los datos, imposibilitando su pérdida y sin tener que preocuparse de hacerla. Nunca se pierden datos.
• Si se estropea el ordenador simplemente se conecta desde otro equipo, no hay que hacer traspaso de datos. Igualmente si los equipos fuesen robados, los “cacos” no se llevarían ningún dato.
• Si la empresa tiene varios centros o localizaciones puede gestionarlas todas a la vez, desde cualquier sitio y con la misma herramienta además de poder obtener la información consolidada de todos sus centros.
• Personalización completa de la herramienta: Además de unos estándares comunes para cada tipo de negocio, las herramientas se adaptan a la apariencia y a las peculiaridades de cada uno. Ya quedan atrás los tiempos del “café para todos”, cada negocio es diferente y necesita una herramienta diferente, lo que es igual es igual pero lo que es diferente hay que hacerlo diferente, la herramienta debe adaptarse al negocio y no el negocio a la herramienta.
• Evolución continua de la herramienta. La herramienta no es estática, crece según crecen las necesidades del negocio.
• Se garantiza el cumplimiento de la normativa legal y, más en concreto, como tema preocupante en el sector: de la LOPD. Mediante contrato la empresa se compromete a cumplir la normativa LOPD y a pasar las auditorías necesarias sin que el cliente tenga que preocuparse de hacerlo.
• Pago por uso: Por volumen de pacientes y por módulos usados, permitiendo así que cualquier negocio de cualquier tamaño pueda acceder a una herramienta de este tipo.
• Garantía de evolución tecnológica. La herramienta se adapta continuamente a las nuevas tecnologías, a las nuevas versiones de sistema operativo, de office, etc… de forma que nunca se queda obsoleta, siempre se tiene una herramienta puntera.
• Soporte cercano, directo y personalizado: ARTI Software combina un soporte continuo y extremadamente rápido a las dudas con una independencia y capacidad de decisión continua por nuestra parte. Nosotros mismos podemos personalizar la herramienta y hacer modificaciones en el momento en que se nos ocurren o surge la necesidad. Y si no sabemos hacerlo, es sencillo, con una simple llamada podemos ver las modificaciones solicitadas durante la misma llamada en que se solicitan!, o si son más complejas en un tiempo record.
• Facilidad de uso: Se trata de tener herramientas que nos faciliten el día a día, que lo hagan más rápido, más eficiente, más cómodo.
• Independencia del Sistema Operativo y del Navegador. Windows, Mac, Linux. Explorer, Firefox, Safari, …

ARTI Software proporciona bajo este modelo herramientas especializadas en todo tipo de terapias incluyendo funcionalidades básicas y específicas del negocio que se pueden contratar todas o sólo las que se necesitan:

• Imagen de la herramienta totalmente personalizada.
• Fichas de Clientes/pacientes asociadas a terapias, agendas, profesionales que las tratan, lesiones, problemas, etc… totalmente personalizada a las necesidades de cada negocio, a lo que cada uno oferta a sus propios clientes/pacientes o a los datos que le interesa guardar de sus clientes. Flexible 100%.
• Gestión de la agenda asociada a cliente, empleado, y tratamiento a aplicar. Totalmente adaptable a las diferentes necesidades de cada forma de gestión del negocio: compartida o no por los terapeutas, terapias de igual o diferente duración, diferentes horarios por días, etc…
• Dibujos personalizados donde se pueden marcar las lesiones, problemas a tratar, o simplemente preferencias del cliente/paciente y asociar las terapias a aplicar o aplicadas en cada visita, para su rápido seguimiento visual.
• Gestión de Empleados/Terapeutas: Agenda, remuneración por terapia aplicada, comisiones de terapias o productos, empleados fijos, etc…
• Fichas de Terapias
• Gestión de Productos a aplicar o vender.
• Gestión de proveedores
• Facturación
• Cobro por los distintos medios de pago.
• Cálculo de impuestos
• Módulo on-line de comunicación con los clientes/pacientes, reservas, promociones.
• Gestión de bonos, cheques regalo, …
•  Y  un largo etc…

Además de todas las opciones de contratar servicios informáticos de cualquier tipo:

• Página web
• Tienda online
• Suministro de equipos
• Etc..

Este modelo difiere del modelo tradicional también en la forma de ofertárnoslo. Tres puntos clave, marcan la diferencia:

1. La inversión inicial es mínima y se paga anualmente; esto supone que si no se está satisfecho con el servicio se cancela porque no hay una inversión que amortizar.

Este sistema de facturación genera una gran confianza entre los clientes, por cómodo y por la seguridad que así demuestra ARTI Software en la satisfacción que obtendrá el cliente con su servicio, no somos un cliente atado por una inversión, somos un cliente libre de irnos con nuestros datos si no nos gusta.

Tampoco hay inversiones a futuro porque la herramienta siempre está tecnológicamente avanzada, el precio incluye esta evolución, nunca será una herramienta obsoleta ni incompatible con los nuevos equipos del mercado.

Los precios son bajos y realmente competitivos. ARTI Software consigue ofertar un servicio así a un precio mejor que el del mercado creando economías de escala gracias a un servicio centralizado y un centro de desarrollo único.

2. Se consigue un producto a medida por el precio de un producto estándar.

3. Tiempo de Implantación. En menos de un mes

Su filosofía no es hacer venta e irse sino ser el socio tecnológico de sus clientes y asegurar así que “están en el mismo barco”.

ARTI Software es una empresa de capital 100%, español ubicada en el barrio de El Viso de Madrid, con presencia en todo el territorio nacional. Sus socios poseen más de 10 años de dilatada experiencia en tecnologías, mundo Internet y aplicaciones específicas para distintos sectores.
Una ya larga lista de clientes avalan la empresa, las herramientas y el modelo, y lo mejor es que ARTI Software tiene una inversión mínima en publicidad, cree en el modelo de reinvertir en sus clientes antes de buscar otros nuevos, y en cambio crece gracias al “boca a boca”, a la recomendación de sus propios clientes, siempre dispuestos a contar su experiencia a cualquier cliente nuevo al que le puedan surgir dudas y compartir con ellos “el antes y el después”. La mejor referencia de ARTI Software son sus clientes, siempre satisfechos.

Artículo publicado en Octubre de 2008 en la revista Cofenat.