Hoy parece que cualquier nuevo proyecto tecnológico tiene que incorporar inteligencia artificial. Chatbots, reservas, facturación, atención al cliente, informes y procesos internos aparecen acompañados por las mismas siglas.

Sin embargo, utilizar IA no convierte automáticamente una solución en algo mejor.

En algunos casos aporta un valor enorme. En otros, puede complicar un proceso que ya tenía una respuesta más sencilla.

La pregunta no debería ser dónde podemos añadir inteligencia artificial, sino qué problema necesitamos resolver y cuál es la herramienta más adecuada para hacerlo.

Cuando un formulario funciona mejor

Imaginemos que una persona quiere reservar una cita.

Si únicamente necesita seleccionar un servicio, elegir una fecha y facilitar sus datos, un formulario bien diseñado probablemente sea más rápido que mantener una conversación con un chatbot.

El formulario permite ver las opciones disponibles, evita interpretaciones innecesarias y completa la reserva en pocos pasos.

Añadir inteligencia artificial a ese proceso no tiene por qué mejorar la experiencia. Puede introducir más preguntas, respuestas imprecisas o un recorrido más largo para realizar una acción sencilla.

En este caso, la mejor solución no es necesariamente la más avanzada, sino la que permite al usuario terminar antes y con menos esfuerzo.

Automatización e inteligencia artificial no son lo mismo

Muchas tareas empresariales pueden automatizarse sin utilizar IA.

Si un proceso sigue unas reglas claras —cuando llega una solicitud se registra, se crea una tarea y se avisa a la persona responsable— una automatización convencional puede ser suficiente.

La automatización resulta especialmente eficaz cuando conocemos de antemano los pasos, las condiciones y el resultado esperado.

La inteligencia artificial, en cambio, aporta más valor cuando el sistema necesita interpretar información que no siempre llega de la misma forma:

• Comprender una pregunta expresada de distintas maneras.
• Extraer datos de documentos con formatos diferentes.
• Clasificar textos según su contenido.
• Resumir grandes cantidades de información.
• Identificar elementos relevantes dentro de un correo o documento.
• Proponer una respuesta a partir de información previamente seleccionada.

La automatización ejecuta pasos definidos. La inteligencia artificial ayuda a interpretar información menos estructurada.

Cuando trabajan juntas

En muchos proyectos, la solución más útil combina ambas tecnologías.

Pensemos en una factura recibida. La inteligencia artificial puede leer el documento e identificar el proveedor, el número, las fechas, las bases imponibles, los impuestos y el total.

Después, una automatización puede registrar esa información, asociar el documento, comprobar posibles duplicados y avisar a la persona responsable.

Finalmente, alguien revisa los datos y confirma el resultado.

En este ejemplo, la IA interpreta el documento, la automatización hace avanzar el proceso y la persona mantiene el control.

El valor no está únicamente en leer la factura, sino en conseguir que la información llegue al lugar adecuado y quede preparada para continuar trabajando.

Empezar por el problema

Antes de incorporar inteligencia artificial conviene responder algunas preguntas:

• ¿Qué dificultad queremos resolver?
• ¿Cuánto tiempo consume actualmente?
• ¿Existe una alternativa más sencilla?
• ¿Qué información tendrá que interpretar el sistema?
• ¿Qué ocurre si el resultado no es correcto?
• ¿Quién lo revisará?
• ¿Cómo se integrará con el proceso existente?
• ¿Cómo sabremos si la solución ha funcionado?

Si un formulario, una integración o una automatización convencional resuelve mejor el problema, probablemente sea la opción adecuada.

Cuando existen documentos difíciles de procesar, información poco estructurada, grandes volúmenes de contenido o consultas expresadas en lenguaje natural, la inteligencia artificial puede marcar una diferencia importante.

La mejor tecnología es la adecuada

En ARTISoftware no creemos que todos los procesos necesiten inteligencia artificial.

Algunos necesitan un formulario mejor diseñado. Otros, conectar dos aplicaciones. Muchos pueden resolverse con una automatización sencilla. Y determinados casos sí se benefician claramente de la lectura documental, la clasificación automática o los asistentes basados en IA.

Nuestro trabajo comienza entendiendo cómo funciona el proceso y dónde se encuentra realmente el problema. A partir de ahí, decidimos qué tecnología puede resolverlo de la forma más sencilla, segura y útil.

La decisión correcta no es incorporar la herramienta más llamativa, sino utilizar la que mejor resuelva la necesidad de la empresa.

La inteligencia artificial tiene beneficios reales. Pero solo cuando existe una razón real para utilizarla.