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febrero 2019

Inicialización de numeradores automáticos

2019-02-02T23:52:44+01:0002/02/2019|How to|

¿Cómo se inicializan los numeradores automáticos con el nuevo ejercicio contable?

La tarea de actualización de los numeradores automáticos, normalmente, se hace una vez al año. Suele coincidir con el cierre del ejercicio contable. En el caso de ARTIBusiness son varias las entidades que pueden tener numeradores automáticos asociados: las facturas, los pedidos o los usuarios. En todos los casos se hace igual, si bien nos vamos a centrar en el caso de las facturas, dado que es la que está más ligada al ejercicio contable.

En la mayoría de las empresas españolas, sobre todo en las PYMEs, el ejercicio contable coincide con el año natural. Así, cuando terminemos de generar todas las facturas del año que se acaba de terminar, tendremos que definir un nuevo numerador automático, para diferenciar las facturas, por ejemplo, de un año de otro. Esto no es obligatorio, pero sí que es una buena práctica.

Pasos a seguir

La tarea de modificación de los numeradores automáticos, no está disponibles en todos los perfiles de ARTIBusiness. Si no encuentra la opción en el menú, póngase en contacto con nosotros para que se la habilitemos. Dependiendo de la personalización de ARTIBusiness, encontraremos la pantalla para modificar los numeradores en:

Menú gestión > Tablas generales > Numeradores

o en

Menú gestión > Facturación > Tablas facturación > Numeradores

Una vez que hayamos accedido al punto de menú, se mostrará una ventana similar a la imagen de la derecha. En ella aparecen todas las entidades o documentos que tienen asociados un numerador. En nuestro caso, seleccionaremos las Facturas, mediante el icono .

Aparecerá, como se puede ver en la imagen de más abajo, el, o los numeradores automáticos, que se han definido para el tipo de documento seleccionado (sólo uno estará activo, pero se podrán tener definidos varios, de los ejercicios fiscales pasados).

Para crear el numerador nuevo, se pulsará el icono , dentro de la sección de Numeradores.  Automáticamente se creará la línea con el nuevo numerador.

En esta línea, los campos que se deben rellenar son:

  • Serie: Es la serie del documento, en este caso de la factura. En la mayoría de los casos, la serie será la misma que la del ejercicio anterior, pero actualizando el número que haga referencia al año, como puede verse en la imagen de abajo.
  • Número: El número del primer documento que se va a generar. Si queremos que el numerador empieza a enumerar por el 1, este será el número que introduciremos en este recuadro.
  • Número abono: Representa el numerador para las facturas rectificativas. De igual manera, se indicará el número inicial.
  • Orden: Se puede seleccionar si la serie aparece antes o después del numero, a la hora de construir el numerador completo. Así se podrá seleccionar Serie – Numerador o Numerador – Serie.
  • Incluir en el cálculo de la AEAT: Para el caso de las facturas, es importante marcar este campo ya que es el que indica que se tomen en cuenta este tipo de documentos para la generación de los listados de la AEAT.
  • Plantilla: En el caso de que se tenga una plantilla para cada tipo de documento, se deberá indicar en este campo cual es la plantilla seleccionada.
  • Estado: El numerador recientemente creado, tendrá que tener el estado en Activo. Para evitar que se creen documentos con numeraciones de años anteriores, se recomienda que, una vez cerrado el ejercicio contable, se cambie el estado de los numeradores a Anulado, como puede verse en la imagen de más abajo.

Una vez que se hayan completado estos campos, se grabarán los cambios pulsando el icono Guardar documento.

El resultado final, debe ser como el de la imagen de arriba, en el que el nuevo numerador está creado con los números iniciales, y el anterior lo hemos anulado.

Cómo crear una remesa en SEPA

2019-02-02T23:38:45+01:0002/02/2019|How to|

Con la entrada en vigor de la normativa SEPA, varía ligeramente el procedimiento para generar una remesa de domiciliaciones en ARTIBusiness. Existen dos modalidades de adeudos directos: la básica o CORE y la profesional o B2B, desarrollada para trabajar entre empresas y/o autónomos. En el caso de ARTIBusiness, cuando se genera una remesa se hace siguiendo la modalidad CORE.

A partir de ahora, se va a distinguir si se hace un adeudo directo a un cliente de forma recurrente o de forma puntual. Esto es muy importante porque influye en el formato de la remesa que se va a enviar al banco.

Tipos de adeudos directos

  • Puntual. Se le va a realizar un cargo a un cliente de forma esporádica.
  • Recurrente. Regularmente se realizará un cargo al cliente. El importe del cargo, puede variar de un mes a otro. Incluso, no tiene por qué realizarse todos los meses.
EN ARTIBUSINESS, SE TRABAJA SÓLO CON ADEUDOS DIRECTOS RECURRENTES

Para poder crear una remesa, se necesitará tener un mandato del cliente. En ARTIBusiness se generará automáticamente y está asociado directamente con el código interno del cliente. Este código de mandato debe ser único por cada remesa, si bien, dependerá de si es puntual o recurrente. En el caso de un adeudo directo recurrente, el mandato, no variará de una remesa a otra, es decir, cargos sucesivos, asociados al mismo concepto, llevarán el mismo mandato. Así, por ejemplo, el cargo que se le emita a un cliente en concepto de mantenimiento, aunque varíe el importe, estará asociado al mismo mandato y, por lo tanto, autorización.

Cobrar una remesa en ARTIBusiness

Hay que tener en cuenta que, en función del tipo de mandato de la remesa: primero (FRST) o recurrente (RCUR), se podrán añadir unas facturas a la remesa u otras. Es decir, en una misma remesa, no podrán coincidir clientes a los que se les hace el cobro por primera vez, con otros que es su segundo o sucesivos cobros. Esta es la razón por la que al seleccionar una remesa, nos puedan no aparecer las facturas de ciertos clientes.

Los pasos para cobrar una remesa son:

Cuando se pulse el botón de nueva remesa , por defecto creará una remesa del tipo recurrente (RCUR). Al seleccionar  la remesa para asignarle las facturas, comprobaremos que las facturas de los clientes que se pueden asignar, en este caso, son del Club de Rugby, como puede verse en la siguiente imagen.

Esto es, porque a este cliente, con anterioridad, ya se le ha realizado un adeudo directo a través de una remesa. Si editamos  la remesa, observaremos que, además de introducir un texto en el concepto, o avanzarla de estado, podremos cambiar el tipo de mandato, de Recurrente a Primero.

De esta manera, podremos añadir aquellas facturas de los clientes a los que se le va a hacer el cargo por primera vez, como puede verse en la imagen de la cabecera.

Una vez que tengamos creada la remesa con el tipo de mandato necesario, la seleccionaremos  y buscaremos en la lista de facturas, las que queramos añadir. Se añadirán con el icono .

Para finalizar esta fase, editaremos  la remesa, le añadiremos una descripción en el campo concepto y cambiaremos el estado a enviada. Aceptamos los cambios mediante el icono .

La remesa habrá desaparecido de esta lista y tendremos que seleccionar en desplegable de Estado de la remesa, el estado Enviada.

Al seleccionar el estado Enviada en el desplegable Estado de la remesa, se muestran aquellas remesas que están listas para generar el fichero XML que enviaremos al banco. Para ello, seleccionaremos la remesa  y pulsaremos sobre el botón de Generar SEPA B2C . Descargará un fichero con extensión XML, que será el que tengamos que subir al programa de nuestro banco.

En el estado Enviada dejaremos la remesa hasta que entre el cobro de los recibos en el banco. El plazo de cobro, será de 7 días para la primera remesa de los adeudos directos y de 4 días para las sucesivas. Cuando entre el dinero en el banco, editaremos la remesa y cambiaremos el estado a Cobrada.

Si hubiera devoluciones de algunas de las facturas que se han asociado a la remesa, deberíamos ir al estado Cobrada, dentro del desplegable Estado de la remesa. Seleccionar  la remesa de la que ha entrado alguna devolución y eliminar  la factura devuelta.

EN EL CASO DE DEVOLUCIÓN DE UN CARGO, ES IMPORTANTE HACERLO DESDE ESTE PUNTO, PARA DEJAR EL MANDATO DEL CLIENTE EN EL ESTADO CORRECTO
ESTA FUNCIONALIDAD, ESTÁ DISPONIBLE DESDE LA VERSIÓN 2.1-012

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2018-05-21T11:16:51+02:0012/04/2018|Sin categoría|

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marzo 2018